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餐饮企业存货管理应具备哪些思维

| 来源:餐饮杰

前几天,和闺蜜聚会一起聊天,聊到一个真实案例:一家规模不小的餐饮企业,因为存货管理上的一些纰漏,竟被一个小小的采购主管贪掉数几万元,让我很吃惊,估计这也是很多餐饮老板很关注的话题,今天小可针对餐饮企业存货管理应具备哪些思维一问题在网上查了些资料,希望可以帮助您。

餐饮企业存货管理应具备哪些思维

千万别以为这些问题不会出现在自家企业身上,存货管理里面的门道,没有下一定功夫很难摸清;而完善的存货管理,则可以成为企业创造利润的直接源头,也可以防止物资或资金亏空,甚至有可能获得零税赋的巨大福利。但做到这些,需要对存货管理有系统、全面的认识。作为非财务人员,该从何入手呢?餐饮企业存货管理应具备哪些思维呢?

  1餐饮企业存在哪些管理盲区?

  某公司从2015年开始,从欧洲多国进口冷冻猪肉,并指定第三方代理代为保管。采购的冷冻猪肉在海关申报后,会暂时存放在报关代理仓库。该公司采购部门想要提货的时候,冷冻猪肉才从报关仓库转移到公司自营仓库。

  2018年初,该公司管理层逐渐发现海外采购预付款出现了不合理的余额,且余额越来越大,预付款周转天数也变得很长。根据这几个财务数据,公司对采购相关流程和人员进行彻查,发现公司竟被亏空数千万元!如果不是财务系统发现了数据的异常,这个损失还会继续扩大。

  实际上,出现这种严重的问题,是因为公司的采购流程存在着巨大的真空地带,存货管理出现了严重的漏洞。

  在日常经营中,我们很多餐饮老板都非常重视技术、出品和销售,但对财务不够重视,包括不重视存货等资产或负债类内容,这是企业管理上的盲区。也正是这个原因,才导致了案例中企业的严重损失。

  我们在实际经营中,应该提高对财务的重视度,尤其是对存货管理的重视,因为对于维护企业的健康运作,财务不仅具有事后反馈的功能,更有提前预判的能力。

  那么,存货管理是不是就等同于看好仓库,保证不丢东西、不失火,以及没有老鼠呢?当然不是。在说存货管理的重要性之前,先说一下采购。采购是存货来源的一个主要渠道,两者是有机结合,不可分割,谈存货就必谈采购,所以这里我们放在一起讲。

  又为什么说存货管理很重要呢?因为我们节约下来的采购成本,将会直接计入利润,所以采购成本的控制,是创造利润的源头。因此我们不仅要重视销售这个开源渠道,也要重视节流手段,即:重视采购成本的控制,存货损失的防范——这也是存货管理的两个核心要点。

  2存货怎样管理才能成为“资产”?

  在资产负债表上,存货归类在流动资产栏目中。既然存货反映在资产里面,那么上面的数字肯定就是我的资产了?其实不一定。

  我们开餐厅,都会经历这样的业务流程:出资开店——采购食材等物资——储存物资,这样就形成了存货。存货从企业外,进入到企业内,再到销售出去的过程中,如果管理不善,很多环节都有可能出现问题,比如采购的价格虚高,品质有问题或数量不对,出现被偷盗或腐败变质等库存损失,那么即便账上还有库存的金额,但实际库存已经不存在了。这部分资产不实,存在的潜在亏损,会误导管理者对库存的认知和对报表的解读。

  在经营中,我们应该特别关注存货的两个要点,一是存货管理要细分,二是存货具有类金融属性。

   点:细分存货管理

  在我们的日常管理中,应该把存货再细分为原材料、再产品和产成品。因为只有细分财务科目,我们才能根据存货不同阶段的状态和属性,有针对性地进行管理。

  第二点:存货具有类金融属性

  这一点非常重要。怎么理解呢?我们都知道,在采购中我们是可以佘购的,也就是平时说的压供应商账期。

  原则上,压供应商货款时间越长越好。但实际上,通常我们没有账期的话,供应商会给我们一个价格折扣。我们应该把这个价格折扣和对外融资成本进行对比。

  如果借款的成本更低,我们采购的时候就现款交易,拿到更多折扣;如果借款成本非常高,或者借不到钱,那么我们就佘购,宁愿不要折扣。这就是存货的类金融属性。

  3存货管理包括哪些环节?

  上面提到了存货可能出现的问题或漏洞,那么我们怎样去解决这些问题呢?这就需要我们对存货进行有效的管理。

  存货管理涉及到采购和对采购回来的物资进行管理这两个主要环节。

  1存货管理的 个环节:采购管理

  采购管理的完整流程大致如下:厨师长根据物资需要,填写采购单或物料领用单,交至店长或仓库;店长或仓库负责人是否有库存物资,如果有就直接调拨,没有则制定采购预算,交给采购部门审批;采购部门再交给财务部审批;财务部交给总经理审批。

  这是一个采购管理的完整流程,但在店面的实际操作过程中,会根据不同的金额,或者不同的采购品类,确定不同的采购授权级别和不同的授权手续。

  比如金额较小的,或生鲜菜品,可能会授权给店长,在餐厅周边进行采购。而金额较大、较重要的采购,就要让更高级别的管理者审批,进行风险把控。

  那么如何规范和改善采购流程呢?我们分三步走。

  采购管理 步:建立集中采购系统

  建立集中采购系统有以下好处:首先不用由每个店单独采购,采购人员也不用每天跑市场,既节约了时间,也保证了品质;再者集中采购能产生规模效应,有更大的议价空间,获得更大的价格优势。

  集中采购主要包括六种方式,我们在下图直接呈现:

  这里着重说一说图中第六点:向农户直接采购与自建农业合作社。

  自建农业合作社有什么好处呢?

  自建农业合作社,一来,可以保证物资的质量和供应的稳定性;二来,还能解决一个很重要的税务问题:在原来的营销税时代,店面要按营业额交税,即无论营业额高低。但2016年后营改增,只要店面增值税的进项税发票充足,就有可能实现零税赋。这给餐饮企业带来一个很大的福利,大家一定要利用好。

  更多的细节本文就不展开细说了,有兴趣的读者可以直接滑到文末,扫描海报二维码进入直播间学习。

  采购管理第二步:供应商开发与供应商评估系统

  这个系统包括:根据采购物资的质量、价格、账期、服务等几个维度,做出供应商评估表。每个部门在自己的业务范围内对供应商进行评分, 高分的供应商入选,排名二三位的则作为供应商储备。供应商评估表范本如下:

  采购管理第三步:实施供应商管理和采购稽核

  流程理顺后,每个过程我们都要设置相应节点,实施必要的监督复核。这是必不可少的重要流程。

  比如公司采购人员要对公司的物资进行采购询价,监督供应商质量和报价的合理性、稳定性;账务人员要定期盘点物资,核对单据的授权签名,与供应商进行账目核对等;此外,我们还要建立审计监察部门,对采购、财务等部门各环节的工作进行抽查审计等等。

  2存货管理的第二个环节:存货管理

  存货管理共有三个要点:物资验收入库、仓储与保管、存货的计价方法。

  物资验收入库

  采购回来的物资,就要入库形成存货。这其中店面收货是非常重要的环节。

  店面收货有几个必须重视的要点,一是制定验收标准,形成手册发放给验收人员;每次验货都必须遵照手册进行。二是验收人员要轮岗,并且双人复核。三是与供应商签订防腐条款,对供应商产生震慑作用。只有这样才能保证验收的严谨,防范舞弊。

  仓储与保管

  原材料入库之后,为了防止物料的亏空和损失带来的潜在亏损,我们就要对库存物资进行定期盘点和库龄分析。这部分工作包括存货盘点、库龄分析和损毁处置。

  在存货盘点环节,我们要特别重要以下几点:

  1、一定要由财务人员亲自去盘点,千万不能委托厨房人员或者仓库管理人员进行盘点。

  2、盘点过程有可能出现的盘盈或盘亏,都是问题,不要误以为就是盘盈比盘亏好。盘盈一方面反映出管理不严谨,另一方面,盘盈可能意味着其它方面有我们难以预估的损失。

  存货盘点是检查库存的数量、品类是否正确,但这还远远不够,还需要对物资在库的时间进行统计。因为餐饮企业很多物资都是有保质期的,盘点的时候东西还在,但可能已经变质腐败了,那也就产生了损失。所以我们还要对库龄进行分析。(库龄分析的具体方法,可进入直播间学习了解)

  此外,如果库存发生损毁,比如原材料的腐烂变质等,必须建立报损制度,并且经过审批之后,才能把这个数从账上减下去。比如过期食品要填写好名称、数量、过期原因,了解损毁原因,追究责任,千万不能由厨房或仓库自行处置。

  存货的计价方法

  了解了库存管理的入库验收、仓储保管两个重要环节,是不是就够了?

  不是的,还有一个库存管理要点,就是在财务核算上,我们要清楚存货的计价方法。因为物资是从采购,到进入库存,再从仓库领取,进入生产环节,再进入销售环节。那么 后在报表上呈现的数据,也就是这些存货的计价方法,也会影响到存货的账上金额,和当期成本费用的分摊。

  举个例子:比如猪肉涨价前后,分批购入不同价格的猪肉,这两批猪肉都同时存在于库存当中,那么当月的猪肉成本价,应该按什么价格来计算呢?这就需要学习存货的计价方法了。

  存货的计价方法包括:实际购价法、知名先出法、后进先出法等等很多具体方法,需要了解详情的可以跟公司的财务人员交流。

  但要注意的是,存货的计价问题不可能完全解决,因为财务具有自身局限性,不可能完全精准地体现当月的利润水平。所以财务与企业老板的沟通和解释变得更为重要。餐饮老板也一定要学会理解报表,利用报表作为经营决策的指引。

责任编辑:安迪
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